04 jun. 2020
In een crisis bundel je krachten. Dat gebeurde ook bij het aanpakken van de tekorten in de zorg door het Covid-19-virus. Het nieuw opgerichte Landelijk Consortium Hulpmiddelen kreeg de opdracht in recordtempo inkoop, distributie en fabricage van vitale medische apparatuur te versnellen. Vijf vrijwilligers van Shell staken de handen uit de mouwen.
Hermione van Zutphen staat woensdag 25 maart nietsvermoedend een muur te schilderen. Normaal gesproken leeft de Shell-ingenieur haar leven in twee werelden. Na vier weken werken als projectmanager bij de Basrah Gas Company in het zuiden van Irak, verruilt ze haar leven voor vier weken ‘thuis’ in Maastricht. Om bij te komen en om een eerder aangekochte ‘bouwval’ - ‘noem het een project’ - om te bouwen tot een droompaleisje.
De uitbraak van het Covid-19-virus zorgde ervoor dat ze eerder dan gepland terug is in Limburg. Buitenlands personeel is uit voorzorg teruggestuurd naar de thuisbasis. Prima. Hoewel al veel werk is verzet, zijn er nog genoeg klusjes voorhanden. Verven bijvoorbeeld.
Maar toen kwam dat ene bericht binnen op haar telefoon. Of ze eens wilde kijken naar die oproep voor vrijwilligers. Projectmanagers bij Shell konden zich opgeven als kandidaat bij het net opgerichte Landelijk Consortium Hulpmiddelen (LCH). Deze nieuwe organisatie heeft als taak centraal verschillende medische hulp- en beschermingsmiddelen, waar door de coronacrisis een tekort aan is, in te kopen en te distribueren. Samen sta je immers sterk en dat is nodig want grote delen van de wereld zijn op zoek naar mondkapjes, spatbrillen, beademingsapparatuur, enzovoort.
De gezochte Shell-expertise richt zich op het tweede spoor dat het Landelijk Consortium heeft uitgezet: het in eigen land opzetten van fabricage van noodzakelijk materieel (zie kader). Nog diezelfde avond ontvangen de projectmanagers bericht: meld je morgen bij het LCH-kantoor in het midden van het land.
“Het was een hele rare rit”, herinnert Van Zutphen zich. “Net als zeer veel anderen was ik al weken niet meer op pad geweest. En de zo bekende snelwegen waren onwerkelijk rustig.” Op het zonovergoten maar koude parkeerterrein komt ze drie andere Shell’ers tegen. De één kent ze beter dan de ander, maar ieder van hen heeft een vergelijkbare achtbaan van berichtje, stille autorit en start van onbekend avontuur achter de rug.
”Het was een bijzondere ervaring”, zegt Maarten van Heel. “Je komt uit je eigen kleine wereldje en ineens sta je in een kantooromgeving waar mensen druk aan het werk zijn.”
In de loop van de jaren is de inkoop van medische apparatuur en middelen een zaak van afzonderlijke zorginstellingen geworden. Dat, in combinatie met een strikt voorraadbeheer, leidde aan het begin van de coronapandemie tot tekorten aan tal van hulpmiddelen zoals mondkapjes en testmateriaal.
Om de slagkracht te vergroten is daarom op 24 maart het Landelijk Consortium Hulpmiddelen (LCH) opgericht. Deze overkoepelende organisatie heeft tot taak ‘in het landsbelang’ medische hulpmiddelen waaraan een tekort dreigt gezamenlijk in te kopen, zonder winstoogmerk.
Mark Frequin - directeur-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport - staat aan het hoofd van het LCH waarin wordt samengewerkt met onder meer ziekenhuiskoepels NFU en NVZ. “In deze speciale omstandigheden was er behoefte aan bundeling van kennis”, zegt Frequin. “Op het totale gebied van inkoop, distributie en kwaliteit. We zijn begonnen met inkoop, maar het was onmiddellijk duidelijk dat de markt zo overspannen was dat we ook eigen fabricage van hulpmiddelen in Nederland moesten zien op te zetten. Dat is best ingewikkeld. Bij Shell zit expertise als het gaat om complexe projecten en het opzetten van productie. Toen het aanbod kwam om van die kennis gebruik te maken, hebben we meteen ‘ja’ gezegd.”
Een dag na de formele oprichting van het LCH kwamen de projectmanagers van Shell binnen met als taak de afhankelijkheid van het buitenland op het gebied van hulpmiddelen te beperken door het starten van nieuwe productie in Nederland.
Een maand later zijn orders getekend en lopen de eerste - gecertificeerde en dus veilige - producten van de band. Frequin is onder de indruk van de geleverde prestatie. “In no time”, zegt hij, “en dat is een knap staaltje werk. Het is denk ik typisch Nederlands om elkaar te vinden en om innovatieve samenwerkingsverbanden tot een succes te maken.”
De vier projectmanagers van Shell krijgen er samen met nog een tiental anderen een inleiding over de doelstelling van het LCH. Folkert Huysinga, die na een loopbaan bij Philips actief is als zelfstandig consultant bij Askmepartners en Hearttarget, is als teamleider productie amper een halve week aan het slag bij het LCH. De kersverse LCH-manager heeft de opdracht gekregen de productie van noodzakelijke hulpmiddelen in Nederland te onderzoeken en op te starten. “Veel meer dan een half A4’tje was het niet”, geeft hij aan. “Noem het een vliegende start.”
Huysinga was blij toen hij hoorde dat Shell bijstand aanbood in de vorm van ervaren projectmanagers. “Ik kom uit een corporate omgeving”, zegt de oud-Philips-manager. “Het is bijzonder dat zo’n aanbod zo snel komt en ik weet dat je dan goede mensen krijgt. Professioneel projectmatig denken was precies wat we nodig hadden.”
Het verdelen van de taken sluit de bijeenkomst af. “Met handopsteken”, zegt Huysinga. Ieder krijgt een veld en team toebedeeld voor het mogelijk opstarten van fabricage van noodzakelijke medische middelen in Nederland: beademingsapparatuur, mondkapjes, testmateriaal en ‘overige’.
“Ik heb meteen mijn hand opgestoken toen testmateriaal voorbijkwam” zegt Edith van Dijk. “Ik heb tijdens mijn Shell-loopbaan veel ervaring opgedaan met complexe relaties tussen hele diverse betrokkenen. Hier wilde ik echt deel van uitmaken.”
“Ik kreeg de categorie ‘overige’”, zegt Van Zutphen. “Dat was extra complex, want wat is dat? Het bleek te gaan om beschermende hulpmiddelen zoals handschoenen, jassen, brillen en spatschermen. Die handschoenen hebben we trouwens moeten laten varen. In de eerste weken is gebleken dat in Nederland geen speler is die de productie daarvan kan oppakken.”
En zo kreeg iedere Shell’er een eigen terrein. Wat volgt, is een hectisch eerste week waarin de projectmanagers gemakkelijk zestig tot tachtig uur werken om alleen nog maar overzicht te krijgen. Ieder treft een mailbox aan die uitpuilt van goede bedoelingen en initiatieven.
“Ik ben verrast hoeveel verschillende partijen hun hand hebben opgestoken om mee te helpen aan oplossingen”, blikt Edith van Dijk terug. “Het illustreert de breed gedragen wil om te helpen en het laat zien hoeveel innovatiekracht in Nederland schuilt. Prachtig.” Het is een constatering die alle betrokkenen onderschrijven.
Testmateriaal
Begon haar loopbaan als Rotating Equipment Engineer en is sinds 2012 Project Manager bij Shell. Ze werkte eerder bij BGC, Moerdijk Aquarius project en het NAM-aardbevingenteam (infrastructuur). In haar huidige functie is ze Engineering Manager.
Mondkapjes
Studeerde Civiele Techniek en Offshore Engineering TU. Hij werkt sinds 2006 bij Shell in verschillende rollen aan projecten in Rusland, Ierland en Brunei. Sinds maart is hij aan de slag bij Shells Projects & Technology. Daarvoor werkte hij als Project Manager op de raffinaderij in Pernis.
Beademingsapparatuur
Studeerde Civiele Techniek. Na eerst voor Boskalis te hebben gewerkt, is hij sinds 2005 bij Shell in dienst, waar hij aan diverse projecten heeft gewerkt in onder meer het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Irak en Nederland. Hij staat op het punt aan een nieuwe baan te beginnen, in Irak.
Overige beschermingsmiddelen
Studeerde Maritieme Techniek aan de TU Delft en werkt sinds 2006 bij Shell. Ze was Project Engineer in Maleisië en Australië aan de offshore installatie van Prelude FLNG. Nu werkt ze voor de Basrah Gas Company in Irak aan het opknappen van een fabriek voor opslag en export van gas.
Contracten
Studeerde Scheikunde in Utrecht en werkt sinds 2005 bij Shell. Hij heeft verschillende management- en inkoopfuncties vervuld. Momenteel is hij, als Global Category Manager, verantwoordelijk voor de inkoopstrategie van de boortorens van Shell op het land.
De kunst is echter om door de bomen het bos te gaan zien. Er zijn tal van factoren die dat bemoeilijken. “Ik weet van alles van petrochemische projecten en van grote, stalen pijpleidingen en reactoren, maar wat weet ik van medische apparatuur?”, zegt Joost van der Wal. “Het was eigenlijk mijn eerste baan die puur Nederlandstalig is”, vult collega van Zutphen aan. “Dat was al omschakelen en daar komt medisch en ambtelijk jargon nog bij.”
De zoektocht van de nieuwe LCH’ers richt zich in eerste instantie op het krijgen van overzicht. Waar is precies behoefte aan? Hoeveel is ervan nodig? Zijn er partijen die, al dan niet aan elkaar gekoppeld, dit kunnen leveren? Hoe zit het met certificering? Welke beloften kun je maken aan die fabrikanten? Wie neemt uiteindelijk de beslissingen?
“Ik denk dat we hier met onze Shell-ervaring echt iets hebben kunnen toevoegen”, zegt Maarten van Heel. “We zijn getraind in het onder tijdsdruk structureren en aansturen van complexe projecten. De Shell-aanpak was te gebruiken al waren de materie en de omstandigheden natuurlijk anders dan wat voor ons normaal is.”
Dat alles vindt plaats op afstand, via de telefoon en in een wereld waarin afwijkende ICT-systemen met elkaar moeten kunnen communiceren. Niemand heeft het team waarmee ze zo intensief samenwerken ooit in levenden lijve ontmoet. Alles gebeurde virtueel. En dat alles onder tijdsdruk. Het is noodzakelijk snel resultaat te boeken.
”Ik had het idee met de helft van de Nederlandse industrie aan de telefoon te hangen”, zegt Van Zutphen. “Ik sprak bijvoorbeeld met CEO’s die ik normaal gesproken nooit aan de telefoon zou krijgen”, vult Van Dijk aan. “Het is zo’n verscheidenheid aan bedrijven waarmee je te maken hebt, dat ik me soms een durfinvesteerder voelde of een start-up coach”, zegt Van der Wal.
Ze boeken resultaat. Alle projectmanagers zijn het eens over het mooiste moment van de corona-krachttoer: het plaatsen van de eerste order. Maar voor het zover was, liepen ze eerst nog tegen een ander probleem aan: het contract. Het standaardcontract met de algemene voorwaarden van de Nederlandse ziekenhuizen bleek in deze crisisdagen ongeschikt. Geen enkel bedrijf wilde op die voorwaarden gaan leveren.
Arent van Sminia, een ervaren Shell-inkoper, werd als volgende bij de projecten betrokken. “We hebben zitten stoeien met ziekenhuisvoorwaarden, maar uiteindelijk hebben we het Shell-contract als uitgangspunt genomen. Dat heb ik samen met Shell-jurist Dinah Elzinga in twee dagen tijd aangepast, waardoor het ook voor overheid, producerende bedrijven en logistieke dienstverleners een goed document werd.”
Het was niet de enige puzzel die Van Sminia moest leggen. “Wat is de prijs en hoe gaat het met eventuele voorfinanciering?”, somt hij op. Ook daarvoor zijn inmiddels passende oplossingen gevonden, samen met zijn partner van de overheid. “Er is daar echt heel hard gewerkt”, zegt de Shell’er. “Ik heb ‘s avonds, in weekenden en met Pasen veelvuldig contact gehad met ambtenaren om tot oplossingen te komen. De beslisprocedures zijn daar complexer dan bij Shell.”
Al het harde werk werpt zijn vruchten af. De eerste Nederlandse beademingsapparaten, mondkapjes, wattenstokjes voor testen en beschermende spatschermen komen van de band op weg naar zorgpersoneel dat zit te springen om deze zaken. Het is het resultaat van een ongekende bereidheid tot samenwerking.
Teamleider Folkert Huysinga is inmiddels zijn team aan het inkrimpen. “Het is bijzonder hoe snel je als organisatie van start-up naar scale-up naar corporate kan groeien, maar nu de eerste contracten zijn gesloten is het tijd om ‘af te schalen’. Het ‘managen’ van contracten is geen zaak meer voor dit team. Iedereen heeft superprofessioneel gewerkt en aan adaptief vermogen heeft het zeker niet ontbroken.”
In de Limburgse woning van Hermione van Zutphen is de muur in de uurtjes tussendoor toch geschilderd. In tijden van crisis is veel mogelijk.
Inmiddels valt het opstarten en opschalen van de productielijnen binnen Nederland volledig onder verantwoordelijkheid van ministeries van VWS en EZK. De eerste contracten zijn gesloten voor onder andere de productie van FFP2 mondmaskers en beademingsapparatuur. Over de productie van andere medische hulpmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen wordt nog onderhandeld.
Het coronavirus heeft grote impact op ons dagelijks leven. Ook bij Shell. Hoe gaat Shell om met COVID-19? Hoe probeert het te helpen bij het bestrijden van het virus? In dit dossier: het laatste nieuws over Shell en COVID-19.
Sinds de uitbraak van het coronavirus in Nederland draaien de 3D-printers van het Shell Technology Center Amsterdam (STCA) overuren.
De corona-pandemie (COVID-19) zorgt wereldwijd voor uitzonderlijke omstandigheden. Ook voor Shell Nederland en de medewerkers ziet de werkelijkheid er vandaag compleet anders uit dan een maand geleden. Er zijn er die van de nood een deugd maken. Een greep uit de eerste initiatieven om de coronacrisis het hoofd te bieden.
