Zakelijke klant, leverancier, partner of belegger

Deze Privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens we verzamelen, voor welke doeleinden en uw rechten in dit verband.

Wat valt er onder deze privacyklaring?

Deze privacyverklaring bevat informatie over de persoonsgegevens die door vennootschappen binnen de Shell Groep (‘Shell’ of ‘wij’) worden verwerkt door een bedrijf of bedrijven binnen de ShellGroep ('Shell' of 'wij') met betrekking tot (i) personen die werken voor of namens, of die aandeelhouders zijn van onze zakelijke klanten ('Zakelijke Klanten'), (ii) leveranciers of verkopers ('Leveranciers'), (iii) zakenpartners, ook binnen niet door Shell geëxploiteerde joint ventures, alsmede investeerders en aandeelhouders ('Zakenpartners’).

Voor personen die toegang nodig hebben tot een Shell locatie-site namens een Zakelijke Klant, Leverancier of Zakenpartner, wordt u gevraagd aanvullende informatie te verstrekken zodat u kunt worden geïdentificeerd voor gezondheids-, veiligheids- en beveiligingsdoeleinden en om de relatie tussen Shell en de relevante Zakelijke Klant, Leverancier of Zakenpartner te beheren. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de privacyverklaring - Shell Group Employee, Contractor and Dependents' op https://www.shell.nl/privacy/ex-employee-notice.html.

Voor individuele retailklanten, leden van Shell-loyaliteitsprogramma's, bezoekers van Shell-websites of gebruikers van Shell-applicaties verwijzen wij u naar de privacyverklaring - Automobilisten op https://www.shell.nl/privacy/b2c-notice.html.

Voor personen die solliciteren om voor Shell te werken, of die een wervingsevenement bijwonen of een assessment uitvoeren, verwijzen wij u naar de privacyverklaring - Shell Group Recruitment at https://www.shell.nl/privacy/job-applicant-notice.html.

Deze privacyverklaringen zijn ook beschikbaar op de Shell-websites van de verschillende landen waarin wij actief zijn, in lokale talen en in lijn met (waar nodig) lokale (wettelijke) vereisten.

In aanvulling op deze privacyverklaring kunnen er speciale of aanvullende privacyverklaringen gelden die nadere informatie geven over hoe Shell uw persoonsgegevens verwerkt. In die gevallen zullen dergelijke privacyverklaringen afzonderlijk aan u worden meegedeeld. Deze privacyverklaringen kunnen per land waarin we actief zijn verschillen in lijn met (waar nodig) lokale gebruiken en toepasselijke wettelijke vereisten.

In deze privacyverklaring vindt u uitleg over: welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang we de persoonsgegevens bewaren, hoe u toegang kunt krijgen tot uw persoonsgegevens en deze kunt bijwerken, andere opties met betrekking tot uw persoonsgegevens en waar u nadere informatie kunt krijgen.

Als er persoonsgegevens van minderjarigen worden verzameld, is hiervoor toestemming van de ouder of voogd vereist.

Verwerking van persoonsgegevens van kinderen jonger dan 18 jaar.

Behalve in die gevallen waarin Shell educatieve evenementen organiseert die speciaal zijn ontworpen voor kinderen, verzamelen we niet opzettelijk persoonlijke gegevens van personen jonger dan 18 jaar. Als je jonger bent dan 18 jaar (of minderjarig bent op basis van lokale wet- en regelgeving (zie je lokale privacyverklaring) verzoeken we je om ons niet je persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres of e-mailadres) te sturen. Als je toch met Shell contact wilt opnemen op een manier waardoor je genoodzaakt bent je persoonsgegevens te versturen (zoals voor onderwijs- of innovatie-evenementen), vraag dan je ouder of voogd om dit namens jou te doen.

De categorieën van persoonsgegevens die we over u verzamelen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

We verwerken persoonsgegevens van en met betrekking tot personen die werken voor/namens of die aandeelhouder zijn van onze Zakelijke Klanten, Leveranciers, Zakenpartners (ook binnen joint ventures die niet door Shell worden geëxploiteerd), belanghebbenden en/of beleggers in de volgende categorieën:

• Persoonlijke contactgegevens (zoals naam, post- of e-mailadres en telefoonnummer) alleen indien nodig;
• Zakelijke contactgegevens en overige informatie (zoals functiebenaming, afdeling, naam van de organisatie en uw relatie met Shell namens uzelf of de betreffende Zakelijke Klant, Leverancier, Zakenpartner);

Screening

Om verplichtingen op grond van wet- en regelgeving na te komen, bedrijfsmiddelen en medewerkers/contractanten van Shell te beschermen en met name om ervoor te zorgen dat Shell wet- en regelgeving inzake handelscontrole, de bestrijding van witwassen en/of omkoping en corruptie en andere wettelijke vereisten kan naleven, screenen we (voorafgaand aan een contract en periodiek na het afsluiten daarvan) bestaande en potentiële zakelijke relaties. Deze screening omvat personen zoals eigenaren, aandeelhouders, bestuurders en functionarissen van Zakelijke Klanten, Leveranciers en Zakenpartners Deze screening vindt plaats aan de hand van openbare of van overheidswegen afgegeven sanctielijsten en mediabronnen.

De screening omvat geen geautomatiseerde besluitvorming met betrekking tot zakelijke relaties of potentiële zakelijke relaties.

De doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken.

Wie is verantwoordelijk voor de verzamelde persoonsgegevens?

Shell International B.V., een in Nederland geregistreerde vennootschap met registratienummer 27155369, gevestigd te Carel van Bylandtlaan 30, 2596 HR Den Haag, Nederland en/of een of meer vennootschappen binnen de Shell Groep, afhankelijk van uw locatie.

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens die onder deze Privacyverklaring vallen voor de volgende doeleinden:

• Bedrijfsuitvoering - inclusief het leveren, onderzoeken, ontwikkelen en verbeteren van producten of diensten; het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten met Zakelijke Klanten, Leveranciers en Zakenpartners; het registreren en afwikkelen van diensten, producten en materialen van en naar een Shell-bedrijf; het beheren van relaties en marketing, zoals het onderhouden en bevorderen van contact met bestaande en potentiële klanten, accountbeheer, klantenservice en ontwikkeling, uitvoering en analyse van marktonderzoeken en marketingstrategieën;
• Organisatie en beheer van het bedrijf - met inbegrip van financieel beheer, vermogensbeheer, fusies, splitsingen, overnames en afstotingen, uitvoering van controles, managementrapportage, analyse, interne audits en onderzoeken;
• Gezondheid, veiligheid en beveiliging - inclusief bescherming van het leven of de gezondheid van een persoon, gezondheid en veiligheid op het werk, bescherming van Shell-bedrijven en -personeel, authenticatie van individuele status en toegangsrechten; of
• Naleving van wet- en/of regelgeving - inclusief naleving van wettelijke of reglementaire vereisten.

We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken voor een secundair doel waarmee ze nauw verwant zijn, zoals:

• het opslaan, verwijderen of anonimiseren van uw persoonsgegevens;
• fraudepreventie, audits, onderzoeken, geschillenbeslechting of verzekeringsdoeleinden, geschillenbeslechting en verdediging van claims; of
• statistisch, historisch of wetenschappelijk onderzoek.

Communicatie and marketing

U kunt aanbiedingen ontvangen namens de betreffende Zakelijke Klant, Leverancier of Zakenpartner. In alle gevallen krijgt u de mogelijkheid om u af te melden middels de afmeldfunctionaliteit via de verschillende digitale kanalen die we gebruiken om met u te communiceren.

We zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken als we daarvoor een wettelijke grondslag hebben.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die onder deze privacyverklaring vallen, worden alleen verwerkt:

• om op iemands verzoek stappen te ondernemen vóór het aangaan van een contract;
  
• indien dit nodig is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving waaraan de betreffende Shell-vennootschap(pen) moet(en) voldoen;
  
• indien dit nodig is voor de rechtmatige belangen van de betreffende Shell-vennootschap(pen), tenzij deze belangen moeten wijken voor het hogere belang van de fundamentele rechten en vrijheden van de betreffende personen; of
  
• (als dit wettelijk is vereist) met de expliciete toestemming van de betreffende persoon.

In geval verwerking gebaseerd is op uw toestemming, mag u uw toestemming te allen tijde intrekken, tenzij lokale toepasselijke wet- en regelgeving anders bepaalt. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de geldigheid van de verwerking van gegevens vóór het moment dat u uw toestemming heeft ingetrokken.

Shell doet er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen.

Veiligheid van uw persoonsgegevens

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd en beleidsregels aangenomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang en onjuist gebruik. In het bijzonder kunnen we encryptie gebruiken voor sommige van onze services, passen we authenticatie- en verificatieprocessen toe voor toegang tot Shell-services en testen, beoordelen en evalueren we regelmatig de effectiviteit van onze beveiligingsmaatregelen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Met wie worden de persoonsgegevens gedeeld?

De persoonsgegevens die onder deze privacyverklaring vallen, worden uitsluitend verwerkt voor bovengenoemde doeleinden en worden alleen op een strikte 'need-to-know'-basis gedeeld met:

• Andere vennootschappen binnen de Shell Groep;
• Geautoriseerde vertegenwoordigers, dienstverleners en/of onderaannemers van Shell;
• Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de belastingdienst indien dit nodig is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving waaraan de betreffende Shell-vennootschap(pen) moet(en) voldoen of indien dit is toegestaan op grond van toepasselijke lokale wet- en regelgeving.
  

Interactie met Shell via sociale media

Als u ervoor kiest om met Shell te communiceren via sociale media op een door Shell beheerde sociale mediapagina ('Shell Social Media Page') - zoals Facebook, Instagram, Twitter of LinkedIn, zijn uw persoonlijke gegevens (zoals uw naam, uw profielfoto en het feit dat u geïnteresseerd bent in Shell) afhankelijk van uw privacy-instellingen op het relevante sociale mediaplatform, zichtbaar voor alle bezoekers van uw persoonlijke webpagina en ook voor Shell. U kunt alle gegevens die u op deze sites hebt gedeeld op elk gewenst moment verwijderen via het account van uw relevante sociale mediaplatform. Shell houdt uw activiteit niet bij op de verschillende sociale mediasites die u gebruikt. Als je een bericht naar Shell stuurt via een messanger-service op een social media-platform, worden deze berichten niet langer dan een maand na ontvangst bewaard. Neem contact op met Shell als u een verzoek wilt indienen en waar u zelf geen actie kunt ondernemen en dat betrekking heeft op een Shell Social Media-pagina - zie het onderstaande gedeelte.

Daarnaast en voor zover Shell medeverantwoordelijk is voor een social media platform van een Shell Social Media Page, heeft Shell via het social media platform toegang tot geaggregeerde data die statistieken en inzichten oplevert die helpen om inzicht te krijgen in de soorten acties die je onderneemt op Shell Social Media Pages. Voor meer informatie over hoe uw persoonlijke gegevens worden verwerkt op die sociale mediaplatforms, inclusief eventuele gerichte advertenties die u ontvangt, verwijzen wij u naar uw privacy-instellingen die toegankelijk zijn via het account van uw relevante sociale mediaplatform.

Uw persoonsgegevens kunnen, met inachtneming van passende waarborgen, buiten uw land worden overgedragen.

Overdracht van persoonsgegevens

Indien persoonsgegevens worden overgedragen aan vennootschappen binnen de Shell Groep en/of geautoriseerde derden buiten uw land (waaronder ook buiten de EER), nemen we organisatorische, contractuele en wettelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor bovengenoemde doeleinden en een voldoende mate van bescherming wordt gehandhaafd om de persoonsgegevens te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer Binding Corporate Rules (bindende bedrijfsregels) voor de uitwisseling binnen de Shell Groep en door de Europese Commissie goedgekeurde overdrachtmechanismen voor uitwisseling met derden in landen die onvoldoende mate van bescherming van gegevens bieden, alsmede aanvullende maatregelen waar geldend recht dat vereist. U vindt een kopie van de Shell Binding Corporate Rules op www.shell.com/privacy.html of u kunt contact opnemen met privacy-office-SI@shell.com voor een kopie hiervan.

Welke gevolgen heeft het niet verstrekken van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die door Shell rechtstreeks of indirect voor deze processen zijn verzameld zijn nodig om:

• Te voldoen aan wettelijke vereisten en/of een contract met een tegenpartij aan te gaan en contracten met deze tegenpartij te blijven afsluiten.
• Contact te onderhouden met Zakelijke Klanten, Leveranciers en Zakenpartners.

Het niet verstrekken van de benodigde informatie beinvloed onze mogelijkheid om contact met u te onderhouden of met u / partijen overeenkomsten aan te (blijven) gaan.

Shell bewaart uw persoonsgegevens slechts gedurende een bepaalde periode.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten met zakelijke klanten, leveranciers en zakenpartners of voor het behandelen van inschrijvingen of aanbestedingen worden gedurende de duur van de contractuele relatie bewaard en tot 15 jaar daarna. Voor overeenkomsten met een looptijd van meer dan 5 jaar en voor bovengenoemde doeleinden geldt dat deze overeenkomsten 35 jaar worden bewaard na het aangaan van de overeenkomst.

In alle overige gevallen worden persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden, met inbegrip van persoonsgegevens verzameld in het kader van niet-succesvolle inschrijvingen bij Shell of die betrekking hebben op openbaar beschikbare of door de overheid afgegeven sanctielijsten en mediabronnen, maximaal 15 jaar bewaard nadat ze zijn verzameld.

In alle gevallen kan informatie a) langer worden bewaard als er krachtens wet- en regelgeving reden is om dat te doen (de informatie wordt dan verwijderd als deze niet langer nodig is voor de doelstelling van die wet- en regelgeving) of b) korter worden bewaard als de betreffende persoon bezwaar maakt tegen de verwerking van de persoonsgegevens en er geen legitieme reden meer is om deze te bewaren.

Uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

We streven ernaar om onze informatie over u zo nauwkeurig mogelijk te houden. U kunt een verzoek indienen voor:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens (maar alleen wanneer ze niet langer nodig zijn voor een legitiem zakelijk doel);
• dat u niet langer marketingcommunicatie wenst te ontvangen namens de relevante Zakelijke Klant, Leverancier of Zakenpartner;
• dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt; en/of
• dat u persoonsgegevens die u aan Shell heeft verstrekt, in een gestructureerde, digitale vorm ontvangt die aan een andere partij moet worden doorgegeven, indien dit technisch haalbaar is.

U kunt hiervoor contact opnemen met privacy-office-SI@shell.com

Met wie kan ik contact opnemen voor nadere informatie?

Als u problemen, vragen of klachten heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, verwijzen wij u naar de relevante privacyverklaring van uw Shell locatie of u kunt contact opnemen via Privacy-Office-SI@shell.com .

U kunt ook contact opnemen met de Shell Group Chief Privacy Officer bij Shell International B.V. Den Haag – handelsregister nr. 27155369 Correspondentie: Postbus 162 2501 CR DEN HAAG.

Als u niet tevreden bent over de verwerking van uw persoonsgegevens door Shell, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw eigen (lokale) autoriteit voor gegevensbescherming of de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, bezoekadres Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag. Ga voor meer informatie naar https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

We gebruiken cookies op onze websites om u de best mogelijke gebruikerservaring te bieden.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Shell kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën die tot doel hebben informatie tijdens uw bezoek aan een website van Shell te verzamelen en op te slaan. Hierdoor kan Shell uw internetbrowser identificeren en gegevens verzamelen over uw gebruik van een website van Shell, welke pagina's u bekijkt en de duur van uw bezoek. Bij een volgend bezoek aan onze website worden uw gegevens herkend. Op deze manier kunnen we uw gebruikservaring van onze website(s) verbeteren. Cookievoorkeuren kunt u instellen via uw browser – ga voor meer informatie naar het Cookiebeleid van Shell op http://www.shell.nl/cookie-policy.html.

Deze Privacyverklaring wordt in de loop van de tijd bijgewerkt.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. U wordt geadviseerd om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen voor mogelijke wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 1 December 2021.