Huidige of voormalige medewerker van Shell, contractor of familielid

Wat valt er onder deze privacyverklaring?

Iedereen binnen de Shell Groep ('Shell' of 'wij') is verantwoordelijk voor de bescherming van elkaars persoonsgegevens en die van onze klanten, zakenpartners en leveranciers.

Deze privacyverklaring geeft informatie over de door Shell verwerkte persoonsgegevens over degenen die medewerker, stagiair, individuele contractant of familielid van Shell-medewerkers zijn of waren '(Shell-werknemers'). Voor Shell-werknemers die ook consument of gebruiker zijn van een Shell-app of website in een andere hoedanigheid dan als Shell-werknemer, zie de betreffende privacyverklaring op www.shell.com. Voor degenen die solliciteren naar een functie bij Shell, een wervingsevenement bijwonen of een assessment bij Shell ondergaan, zie de Privacyverklaring - Werving op www.shell.com/careers.

Deze privacyverklaring wordt te allen tijde beheerst door toepasselijk recht.

In deze privacyverklaring vindt u uitleg over: welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang we de persoonsgegevens bewaren, hoe u toegang kunt krijgen tot uw persoonsgegevens en deze kunt bijwerken, en waar u nadere informatie kunt krijgen.

In aanvulling op deze privacyverklaring , geven aanvullende privacyverklaringen uitleg over hoe we persoonsgegevens verwerken in onze HR-processen (zoals Open Resourcing, OneHealth IT en International Mobility-programma's). De lokale privacykennisgevingen voor landen waarin wij actief zijn, komen tegemoet aan de lokale gebruiken en de daar geldende wettelijke vereisten.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

We verwerken persoonsgegevens die nodig zijn om de arbeidsrelatie te beheren, om contractanten en stagiairs in dienst te nemen, en om familieleden van Shell-medewerkers bepaalde voorzieningen te bieden.

Het gaat hierbij om: adresgegevens, geboortedatum, burgerlijke staat, payroll- en bankrekeninggegevens, gegevens omtrent salaris en uitkering waaronder gegevens omtrent de begunstigde, contactpersoon in geval van nood, informatie over functioneren en andere informatie die nodig is om de arbeidsrelatie te beheren, contractanten in dienst te nemen en bepaalde familieleden van Shell-medewerkers bepaalde voorzieningen te bieden (zoals de familieleden die met een Shell-medewerker meereizen voor een buitenlands project).

Bijzondere persoonsgegevens

We verwerken ook een aantal speciale categorieën persoonsgegevens (’gevoelige persoonsgegevens’), zoals gegevens omtrent iemands gezondheid, ras of etnische afkomst, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, seksuele geaardheid, politieke opvattingen en lidmaatschap van vakbonden, maar alleen als dit nodig is om te voldoen aan arbeidsrecht of sociaal-zekerheidsrecht, voor zover noodzakelijk om bedrijfsmedische adviezen of ondersteuning te geven, ter bescherming van de belangen van een individu (zoals in een noodgeval), voor zover noodzakelijk om redenen van volksgezondheid of als de persoon in kwestie expliciete toestemming heeft gegeven.

Voor welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

We kunnen uw persoonsgegevens verwerken:

om te voldoen aan onze verplichtingen plaatselijke wet- en regelgeving na te leven;
voor gerechtvaardigde belangen (zoals performance management om ervoor te zorgen dat we gekwalificeerd en vakbekwaam personeel in dienst hebben, of met het oog op gezondheid, veiligheid en beveiliging om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel de locaties of bedrijfsfaciliteiten kunnen betreden); of
indien wij uw expliciete toestemming daarvoor hebben gekregen.

Als algemeen uitgangspunt geldt dat Shell haar werknemers niet vraagt om toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens. In een beperkt aantal gevallen is toestemming echter vereist, bijvoorbeeld als dit wettelijk verplicht is voor het verwerken van ‘gevoelige’ persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die wij van Shell-werknemers vragen, is minimaal nodig om te voldoen aan wettelijke en/of contractuele vereisten en om mogelijkheden te bieden deel te nemen aan programma's of voorzieningen te bieden. Indien u ons de gevraagde informatie niet verschaft, kan dit een negatieve invloed hebben op uw dienstverband of stage bij ons, uw rol als contractor, uw deelname aan een programma of het ontvangen van een voorziening.

In geval verwerking gebaseerd is op uw toestemming en tenzij geldend recht anders bepaalt, mag u uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit is niet van invloed op de geldigheid van de verwerking van gegevens vóór het moment dat u uw toestemming heeft ingetrokken. Het intrekken van uw toestemming kan echter wel van invloed zijn uw deelname aan een programma of het ontvangen van een voorziening.

Monitoren

Alle activiteiten op IT-apparatuur van Shell en/of activiteiten die u verricht wanneer u bent aangesloten op een IT-netwerk van Shell kunnen om legitieme zakelijke doeleinden worden gemonitord. Voor meer informatie, zie het beleid voor persoonlijk gebruik op http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Alle Shell-werknemers ontvangen een toegangsbadge waarmee Shell de datum, het tijdstip en de gebuikte toegangspunten van personen binnen het terrein en bedrijfsfaciliteiten van Shell kan vastleggen. De gegevens van de toegangs- en beveiligingssystemen worden gebruikt:

voor gezondheids-, veiligheids- en beveiligingsdoeleinden, met name ter bescherming van bedrijfsmiddelen van Shell, Shell-werknemers en bezoekers van Shell-locaties;
om te voldoen aan eisen op grond van wet- en regelgeving, met name als er sprake is van een wettelijke informatieplicht aan overheidsinstanties/toezichthouders;
om (op geaggregeerde basis) het aantal personen dat een Shell-locatie betreedt of daar werkt te monitoren met het oog op Human Resources en vastgoedplanning; en
alleen in geval van contractanten (geen Shell-medewerkers) worden de datum en het tijdstip van hun aankomst en vertrek bij de Shell-locatie gebruikt ten behoeve van financieel beheer en controle.

De meeste van onze locaties en bedrijfsfaciliteiten zijn uitgerust met bewakingscamera's (CCTV). Waar bewakingscamera’s in gebruik zijn, wordt dit aangegeven. Bewakingscamera's worden ingezet met het oog op de gezondheid, veiligheid en beveiliging, in het bijzonder ter bescherming van bedrijfsmiddelen van Shell, Shell-werknemers en bezoekers van Shell-locaties. Alle beelden worden stelselmatig gewist, behalve wanneer zich een gezondheids-, veiligheids- of beveiligingsincident heeft voorgedaan of na (verdenking van) een strafrechtelijk feit. In dat geval worden de beelden bekeken door een intern onderzoeksteam van Shell of een extern team indien dit wettelijk verplicht is of wordt toegestaan door een wethandhavings- of andere overheidsinstantie.

Screening

Om verplichtingen op grond van wet- en regelgeving na te komen, de bedrijfsmiddelen en medewerkers/contractanten van Shell te beschermen en met name om ervoor te zorgen dat Shell wetgeving inzake handelscontrole, de bestrijding van witwassen en/of omkoping en corruptie en andere wettelijke vereisten kan naleven, voeren we periodiek bij alle medewerkers en contractanten een screening uit. Deze screening vindt plaats aan de hand van openbare of van overheidswege afgegeven sanctielijsten en wordt vergeleken met informatie die Shell over u bewaart (bijvoorbeeld uit het Register belangenverstrengeling - zie hier voor meer informatie). Persoonsgegevens die via de screening zijn verzameld zullen niet leiden tot geautomatiseerde besluitvorming met betrekking tot geschiktheid voor een voortgezet dienstverband, stage of indienstneming als contractor.

Wie is verantwoordelijk voor de verzamelde persoonsgegevens?

Shell International BV samen met het bedrijf waar u werkt (of, in geval van familieleden, het bedrijf waar de Shell-medewerker in dienst is) afzonderlijk of gezamenlijk met gelieerde vennootschappen binnen de Shell Groep.

In het geval van contractanten is dit het bedrijf in de Shell Groep dat uw diensten heeft ingehuurd, afzonderlijk of samen met gelieerde vennootschappen binnen de Shell Groep en uw externe bedrijf/instelling waar u onder contract staat of bij wie u in dienst bent.

Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor bovengenoemde doeleinden (of voor een secundaire doel dat daarmee nauw verwant is, zoals opslag ervan) en worden alleen op basis van een streng gehandhaafd 'need-to-know'-beginsel gedeeld met:

Andere vennootschappen binnen de Shell Groep, waaronder vennootschappen buiten uw locatie en de Europese Economische Ruimte (EER);
Geautoriseerde vertegenwoordigers, dienstverleners en/of onderaannemers van Shell; en
Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de belastingdienst indien dit nodig is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving waaraan het betreffende Shell-vennotschap(pen) moet(en) voldoen of indien dit is toegestaan op grond van toepasselijk recht.

Overdracht van persoonsgegevens

Indien persoonsgegevens worden gedeeld met vennootschappen binnen de Shell Groep en/of geautoriseerde vertegenwoordigers, dienstverleners en/of onderaannemers in of buiten uw locatie (waaronder ook buiten de EER), nemen we organisatorische, contractuele en wettelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor de bovengenoemde doeleinden en een voldoende mate van bescherming wordt gehandhaafd om de persoonsgegevens te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer Binding Corporate Rules (bindende bedrijfsregels) voor de uitwisseling binnen de Shell Groep en door de Europese Commissie goedgekeurde overdrachtmechanismen voor uitwisseling met derden in landen die geen voldoende mate van bescherming van gegevens bieden alsmede aanvullende maatregelen waar geldend recht dat vereist. Neem contact op met privacy-office-SI@shell.com voor een kopie hiervan.

Veiligheid van uw persoonsgegevens

Gezien de aard van de Shell Groep kunnen uw persoonsgegevens en die van uw familieleden worden overgedragen naar landen buiten uw locatie. Als dat het geval is, nemen we maatregelen om ervoor te zorgen dat uw privacyrechten en die van uw familieleden beschermd blijven, in overeenstemming met de Binding Corporate Rules van Shell en toepasselijk recht.

Wij hebben technologische oplossingen geïmplementeerd en beleidsregels aangenomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang en onjuist gebruik van deze gegevens en wij zullen deze maatregelen, waar nodig, aanpassen wanneer hiervoor weer nieuwe technologie beschikbaar komt.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Alle informatie, waaronder ook persoonsgegevens, wordt beheerd in overeenstemming met de normen van de Shell Groep voor Beheer van Informatie en Documentatie en wordt op veilige wijze verwijderd als de informatie niet langer nodig is voor een gerechtaardigd zakelijk doeleinde of een doeleinde overeenkomstig wet- en regelgeving.

Er zijn een aantal uitzonderingen met het oog op naleving van lokale wetgeving:

informatie in personeelsdossiers wordt maximaal 10 jaar na het einde van uw dienstverband bewaard;
informatie met betrekking tot pensioenrechten wordt maximaal 99 jaar na het begin van het dienstverband bewaard;
persoonsgegevens verzameld in het kader van screening aan de hand van openbare of van overheidswege afgegeven sanctielijsten en mediabronnen worden maximaal 15 jaar bewaard nadat ze zijn verzameld.
de namen, datum, tijd en toegangspunten voor iedereen die Shell-locaties betreedt, worden gedurende 3 jaar na toegang bewaard;
indien iemand ontslagen is of het contract beëindigd is vanwege ernstig wangedrag, waaronder schending van de Life-Saving Rules van Shell of de Shell-gedragscode, wordt informatie tot 30 jaar na beëindiging bewaard.

In alle gevallen kan informatie a) langer worden bewaard als er krachtens wet- en regelgeving reden is om dat te doen (de informatie wordt dan verwijderd als deze niet langer nodig is voor de doelstelling van die wet- en regelgeving) of b) korter worden bewaard als u of uw familieleden bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens en er geen legitieme reden meer is om deze te bewaren.

Hier vindt u meer informatie over dossierbeheer van de Shell Groep en lokale variaties daarop:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Hoe krijg ik toegang tot mijn persoonsgegevens?

Wij streven ernaar om de informatie die we over u hebben zo nauwkeurig mogelijk te houden. U kunt toegang krijgen tot uw persoonsgegevens, correctie of verwijdering van persoonsgegevens aanvragen (maar alleen als deze niet langer nodig zijn voor een legitieme doel) en verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens. Degenen die toegang hebben tot HR Online hebben toegang tot hun persoonsgegevens via:

https://hronline.shell.com/

U kunt ook contact opnemen met uw HR-adviseur. Contractors moeten hiervoor contact opnemen met hun eigen bedrijf/instelling waar ze onder contract staan of bij wie ze in dienst zijn.

Met wie kan ik contact opnemen voor nadere informatie?

Nadere informatie vindt u op de Data Privacy homepage:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via Privacy-Office-SI@shell.com of met de Shell Group Chief Privacy Officer bij Shell International B.V. Den Haag – handelsregister nr. 27155369 Correspondentie: Postbus 162 2501 CR DEN HAAG.

Als u niet tevreden bent over de behandeling van uw persoonsgegevens door Shell, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw eigen autoriteit voor gegevensbescherming of de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, bezoekadres Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag. Ga voor meer informatie naar https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Voor informatie over de lokale functionaris gegevensbescherming (indien die er is) en voor informatie over uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming verwijzen wij u naar de lokale privacyverklaringen. Wij kunnen u op verzoek de contactgegevens verschaffen; neem hiervoor contact op met Privacy-Office-SI@shell.com.

Ga direct naar